El 11 de noviembre de 2006 se realizó la última modificación al manifiesto,  documento que nos iluminó el camino. Está dividido en dos partes, objetivos y metodología.

El objetivo general era realizar un evento de carácter internacional multidisciplinario. Y por multidisciplinario se entendia Comunidad, Técnica, Estado, Educación, Empresas, ONG y similares, Arte, Género, Comunicación y Cultura. El programa del evento contó con charlas, talleres, workshops y cursos. En números:

• Comunidad: 22 charlas y 6 talleres
• Educación: 17 charlas y 11 talleres
• Empresa: 11+4* charlas
• Estado: 16 charlas
  
• Filosofia: 6 charlas
  
• Género: 2 charlas
  
• ONG: 4 charlas
  
• Política: 11 charlas
  
• Principante: 14 charlas
  
• Técnica: 58 charlas y 9 talleres
  
• Python, Zope, Plone: 16 charlas y 4 talleres
  
• Self: 7 charlas
  

Totalizando cerca de 150 actividades. Los problemas en el programa del tipo cancelación o retrasos, no superaron el 10%. Luego, teniendo en cuenta la modalidad (ver abajo), fue un porcentaje muy bueno.

Las cuatro charlas en empresa marcadas con * representa el capítulo empresarial. Las empresas tuvieron un espacio exclusivo compuesto por 3 charlas de esponsros y el cierre a cargo de un keynote en la Universidad Siglo 21. Fue la primera vez que se plantearon actividades paralelas y contar con una subsede dirigida exlusivamente a un público particular. Como resultado, tuvimos muy buena respuesta dado que asistieron más de 60 personas y se contó con mas de 100 inscriptos. El espacio fue organizado en conjunto con la universidad privada, inagurando una relación de colaboración.

Respecto a la participación internacional, se contó con expositores de Brasil, Venezuela, Perú, Uruguay, Chile, Estados Unidos, India, Francia, Alemania, España, entre otros. Muchos de ellos, importantes referentes internacionales de diferentes comunidades de software libre.

Dado que el objetivo era realizar un evento de carácter internacional y multidisciplinar. Se puede afirmar sin dudas:  misión cumplida.
  

El evento contó con charlas, stands y talleres. En los 3 días principales del evento hubo 6 charlas y hasta 2 talleres simultáneos.

Según el programa, durante el día 7 hubo un solo curso, el inicial de Plone, donde se excedió la capacidad por 10 personas y no se les pudo dar entrenamiento, lo mismo sucedió durante el día 8. En el segundo día, los talleres de comunidad y jornadas fueron exitosos, aunque podrían haber contado con más participantes de la comunidad. Ambos brindaron un marco adecuado y contaron con un mínimo necesario para que tuvieran legitimidad.

Desafortunadamente hubo cursos como el de incubadoras donde se subscribieron unas 20 personas y no asistió ninguna. Quienes organizaban el curso vinieron de Brasil para darlo. Es una pena que la gente que decidió no ir no notificara a los organizadores. Este tipo de malas prácticas fueron comunes y si bien se tomaron medidas por parte de la organización, hubo varias que afectaron a oradores y asistentes.

Curso introductorio de Plone

Agregar cursos previos a las charlas fue una experiencia nueva y en general, la respuesta del público fue muy buena. Hacer talleres y cursos no requirieron un gran esfuerzo de organización en comparación a otras actividades y ayudó a ir entrando en calor. Seguramente hay detalles para mejorar en este punto, pero teniendo en cuenta que se hizo por primera vez, que eran actividades complementarias al evento y en este tipo de actividades no hubo un margen superior al 10%  con problemas. Creemos que la misión está cumplida y que desde la organización se pudo proveer un marco adecuado para el intercambio de experiencias,  debate y transmisión de conocimiento.

En el manifiesto se definieron diferentes roles y se habló de tercerizar partes a socios comerciales.

Respecto a los roles, la idea fué que la cantidad de miembros involucrados fuera escalable mediante trabajo voluntario y delegación.

Las séptima edición al igual que las anteriores, muestran con claridad que es posible organizar eventos con fuerza de trabajo voluntario. Aunque para el equipo de personas que tuvo que realizar tareas de gestión, en especial durante el pre-evento que tuvo una duración de un año, no queda claro que sea el esquema más apropiado porque requiere un gran sobre-esfuerzo.

Un día antes del inicio de las jornadas

Cuando la fuerza de trabajo es voluntaria, la motivación y compromiso pueden ser muy variados y volátil, en consecuencia se decidió  hacer una etapa pre-evento prolongada y si bien se logró un evento que cumplió e incluso superó las expectativas, el esfuerzo requerido en coordinación fue demasiado alto. Otra medida que se tomó para minimizar el impacto de la volatibilidad del compromiso, fue asignar plazos y suplentes, cuando el plazo se cumplía entraba en acción el suplente. Al final del pre-evento el equipo gestor adquirió experiencia suficiente para evitar que los plazos se cumplieran sin que la tarea no estuviera completada, pero eso requirió una búsqueda agotadora de gente nueva o en otras oportunidades implico que gestores hicieran el trabajo operativo.

Si bien se demostro que es posible realizar un evento internacional, multidisciplinario y profesional con fuerza de trabajo voluntario, aprendimos que es muy caro en términos de esfuerzo. Tal vez una alternativa más eficiente sería obtener financiación para tratar de maximizar el trabajo tercerizado y minimizar el voluntario.

A inicios de la etapa pre-evento, no nos fue posible lograr un trato con empresas que se dedican a la organización de eventos que fuera viable para el presupuesto. De todos modos, en los últimos meses de la etapa aprendimos a tercerizar de manera eficaz y económica.

A principio del pre-evento se intentaba tercerizar a nivel macro, los presupuestos que obtuvimos fueron inalcanzablemente caros, mientras pasaron los meses comenzamos a tercerizar en tareas lo más pequeñas y concretas posibles. Esto permite interactuar con pequeñas o micro empresas que están dispuestas invertir mas o poseen un compromiso mas fuerte con la causa. Esto genera un marco de tratos viables y situaciones donde ambas partes estan interesadas en inveritr y ganan.

Esto se empleo por ejemplo en la acreditación. Se hizo un concurso de ofertas donde se presentaron dos propuestas, luego de empate de votación y sorteo quedó a cargo de Revoluciones Informáticas, un emprendimiento cercano al LUG, y la solución provista superó ampliamente las expectativas y propuesta original. Lo mismo ocurrió con la traducción, merchandising y bufet.

Equipo de acreditación

Si bien no se tercerizó del modo que lo imaginábamos al escribir el manifiesto, se pudo encontrar una alternativa. Muy probablemente haya que lograr tercerizar mas tareas del pre-evento a los fines de minimizar la dependencia de trabajo voluntario y al mismo tiempo asegurar el control polítco por parte del LUG.

Miembros de GrULiC durante las 7jrsl

Es importante que el LUG tenga ingerencia en las políticas del evento, pero las cuestiones operativas o ejectuvias suelen requerir cierto conocimiento del contexto, luego opinón o crítica si no es acompañada de acción no sirve de mucho y solo genera estres en las personas mas comprometidas.

Algunos aspectos bien especificos a cada area:

La coordinación representó un desafio para las jornadas porque se buscó armar un esquema de trabajó con planificación, plazos y una organización grupal más vertical de lo habitual en el LUG. Incluso no es común contar con cargos y responsabilidades.

Por momentos la coordinación falló en asegurar que hubiera gente comprometida con sus tareas y plazos, esto se tradujo en retrasos y coordinadores que debieron salir a cubrir agujeros. En particular, esto ocurrió con el sistema de registro de charlas que provocó una evaluación tardía respecto a lo planeado y un esfuerzo extra de coordinadores realizando trabajo operativo. La demora en la evaluación tuvo, a su vez, repercusiones en los avisos para los disertantes y consecuencias directas sobre la cancelación y reprogramación de charlas. 

Un desafío para el futuro es lograr que los sponsors compren en mas de una edición. Esto es importante por diversos motivos, pero tal vez el mas significativo es que si vuelven es señal de que la inversión que realizaron en las jornadas lo vale.

Carlos y promotoras de EDS

Respecto al segmento 3, no se pudo lograr interés por parte de empresas y emprendedores de Software Libre a pesar reiterados esfuerzos de los vendedores. Queda pendiente analizar este mercado y medir porque no se pudo involucrar a este sector.

Por otro lado, el capítulo empresarial fue realizado siguiendo al pie de la letra las sugerencias de el sector privado nacional del software libre, sin embargo ninguna de ellas compraron.

Una dificultad que se tuvo al momento de planificar los productos del evento fué la falta de estudios sobre el público que asiste a las jornadas. Incluso el número de asistentes de previas ediciones no está documentado y obtener esa información dependió mucho de la posibilidad de contactar a un involucrado. En la 7ma edición se realizó este trabajo y si bien es un inicio, se sugiere continuarlo en futuras ediciones porque es indispensable para desarrollar el costado comercial con seriedad. Incluso si una sede no desea emplear la modalidad comercial, deberia tomar registros sobre el público asistente.

La estrategia de difusión de la 7ma edición contó con dos escenarios. Dentro de la Universidad y fuera de ella. Dentro de la Universidad se realizó un trato con la agrupación estudiantil de la UNC llamada Bisagra, que es una coalición de agrupaciones estudiantiles no-alineada a partidos tradicionales. El acuerdo constaba de difusión via pegatina de afiches dentro de la universidad, a cambio de convertir a la agrupación en referentes del evento dentro de la Universidad, en particular el sector estudiantil. Originalmente se planearon dos tandas de pegatinas previas al evento, pero por demoras logísticas en el comité organizador solo se llego a hacer una muy cerca de la fecha de inicio.

Por otro lado, dentro del comité organizador hubo un grupo de voluntarios relacionados al LUG y estudiantes cercanos a la ciencias sociales. Estos  a su vez interactuaron muy bien con miembros de la comunidad de otros LUGs que aportaron contactos, notas y difusión en general.

En términos cuantativos y cualitativos, los resultados obtenidos superaron expectativas. El evento tuvo una gran repercusión mediatica en medios gráficos locales, con notas a organizadores y oradores pre y post evento. Por ejemplo fue la primera vez que un evento impulsado por el LUG obtiene un página completa en la edición impresa de La Voz del Interior y Comercio y Justicia. El primero, es medio gráfico referente de la región centro del país, mientras que el segundo lo és en nichos bien específicos. Incluso se conto con un spot televisivo que fue transmitido en canal 10 de Córdoba.

Teniendo en cuenta la asistencia, queda claro que la estrategia de comunicación tiene que mejorarse sustancialmente. La 7ma edición podría haber reunido mucho más público si hubiese tenido una estrategia mas agresiva. En otras palabras, lo realizado deberia ser complementado con pautas publicitarias dirigidas a cada uno de los segmentos que apunta el evento y en medios relevantes a cada uno. Esto no siempre significa dinero. Por ejemplo, la 7ma edición podría haber realizado difusión del sector educativo por medio de sindicatos y no se llegó por falta de capacidad operativa por un lado y por no darle  una prioridad alta, por el otro,

Las compras se realizaron a medida que se asignaban partidas. Durante la mayoria del pre-evento se intento buscar un voluntario que coordinara todas las compras. Eso fue un esfuerzo que no dio ningún resultado. En general se terminó asignando un responsable por cada compra y cuando eran compras significativas en términos de dinero, se hacia un "concurso de precios", caso contrario se confiaba en el criterio del comprador.

El encargado de la compra interactuaba con el encargado de finanzas que se aseguraba de que la operación se realizara de acuerdo al líquido disponible y tuviera en cuenta otras compras más urgente, juntos resolvian el tema del pago, fiscal, etc.

Hacer la etapa pre-evento tan larga nos permitió obtener compromiso de personas particulares para que costearan sus costos para venir desde el exterior, tal es el caso de Cristoff Hellwig y Roberto Di Cosmo, asi como el proyecto Self que autofinanció la asistencia a todos sus asistentes.

Inicialmente se contaba con el compromiso por parte de Richard Stallman y Eben Moglen, gracias a esto se pudo cerrar el acuerdo con la UNC para que prestara el Pabellon Argentina. Desafortunadamente ambos cancelaron su precencia. A los oradores internacionales que no pudieron asistir se les pidió hacer una videoconferencia y en general accedieron sin problemas.

PyAr, Plone Cono Sur y Python Brasil

En programa tuvimos inconvenientes al publicar la lista de charlas aprobadas y primer programa tentativo, eso se debió a cuestiones internas involuntarias. Y luego de ello fué un problema satisfacer todos los pedidos particulares que tuvieron distintas charlas, desde los destinados a cambiar horarios/dias hasta avisar media hora antes de la charla que no se realizaba. Esto dificultó mucho el trabajo de organización de programa. Si las proximas sede de las jornadas lo desea, podemos hacer una lista de personas que no nos aviso que no daba su charla para que sea tenido en cuenta.